Để một sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, đòi hỏi các cá nhân hay đơn vị tổ chức sự kiện phải luôn thật cẩn thận và kỹ lưỡng ngay từ khâu chuẩn bị ban đầu. Bởi lẽ “đầu xuôi thì đuôi lọt”, sự chu toàn vào thời điểm mở đầu trong mọi việc sẽ giúp bạn kiểm soát tình hình tốt hơn và giảm bớt được những sai sót không đáng có trong quá trình làm event.
Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây
Khung sườn cơ bản của tiến trình tổ chức một sự kiện gồm có 3 giai đoạn: từ khi bắt đầu nhận thông tin của khách hàng đến việc lên kế hoạch, chuẩn bị chương trình và cuối cùng là triển khai thực hiện. Bất kỳ giai đoạn nào cũng khá quan trọng nhưng ở khâu chuẩn bị sự kiện thì luôn đòi hỏi sự tập trung cao độ của tất cả các thành viên trong team tổ chức và tốn nhiều thời gian để hoàn thành. Với bất cứ một sai sót nào đều gây hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến chất lượng event sắp diễn ra. Chính vì thế chúng ta cần phải:
THẢO LUẬN VÀ CÙNG NHAU PHÂN TÍCH CÁC CÔNG VIỆC CẦN PHẢI LÀM
Một sự kiện thành công không thể được thực hiện bởi 1 cá nhân duy nhất mà đó là công sức của cả một đội ngũ nhân sự phía sau. Mỗi một bộ phận trong team event sẽ mang trong mình một nhiệm vụ không giống nhau và khi họ hoàn thành tốt thì chương trình sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch. Chính vì như thế trong suốt quá trình chuẩn bị, tất cả mọi người phải cùng nhau bàn bạc và phân chia công việc một cách cụ thể, rõ ràng. Bởi lẽ, nếu chỉ có một người lập bảng check list, timeline thì sẽ có rất nhiều thiếu sót, chính vì vậy khi cả một tập thể cùng nhau ngồi lại bàn bạc và góp ý thì kế hoạch đó sẽ được phổ biến toàn diện và đầy đủ hơn.
LÀM BẢNG PHÂN CÔNG CHI TIẾT CÔNG VIỆC
Với áp lực và khối lượng công việc rất lớn, nếu không quản lý thời gian hiệu quả thì tất cả mọi thứ rất dễ bị chồng chéo lên nhau. Ngay lúc này, một bảng phân công chi tiết công việc là rất cần thiết khi có đầy đủ các nội dung cần được ghi nhớ: nhiệm vụ này của ai, deadline như thế nào, báo cáo công việc trực tiếp cho ai,… Tuy nhiên để mọi việc diễn ra theo đúng tiến độ thì một yếu tố rất quan trọng chính là “đúng người đúng việc”. Dựa trên kinh nghiệm thực tế, kỹ năng chuyên môn và khả năng hoàn thành công việc mà bạn hãy phân chia sao cho thích hợp. Chẳng hạn như các công việc về in ấn nên giao cho bộ phận thiết kế làm việc trực tiếp với nhà in để khi gặp phải bất trắc xảy ra với bản thiết kế, họ có thể chủ động chỉnh sửa và không ảnh hưởng đến tiến độ công việc ban đầu.
LUÔN LUÔN THEO SÁT KẾ HOẠCH
Một kế hoạch được phác thảo trên giấy khi triển khai sẽ ít nhiều gặp phải những thay đổi bất ngờ mà bạn khó có thể lường trước được. Vì thế, bạn rất cần phải luôn bám sát vào bản kế hoạch đưa ra để đảm bảo mọi chi tiết nhỏ nhất đều được hoàn thành đúng như dự kiến ban đầu. Bên cạnh đó, bạn cũng cần rà soát thật kỹ lưỡng sau khi đã làm xong một công việc nào đó để tránh còn sót việc. Thực tế cho thấy rằng, khi thực hiện một dự án thì lúc nào cũng có đến 20% số lượng công việc bị thiếu trong tổng số tất cả các công việc mà bạn cần phải hoàn thành. Hãy thật cẩn thận và tỉ mỉ trong từng việc nhỏ nhất bạn nhé!
ƯU TIÊN NHỮNG THỰC HIỆN NHỮNG CÔNG VIỆC QUAN TRỌNG
Trong một chương trình event mang tính chất trực tiếp luôn luôn có những việc phát sinh cần bạn phải thật bình tĩnh giải quyết để không ảnh hưởng đến sự kiện sắp diễn ra. Cho nên ngay thời điểm then chốt đó, bạn cần phân biệt được cấp độ quan trọng của công việc đó một cách nhanh nhất để ưu tiên thực hiện chúng.
KIỂM TRA TIẾN TRÌNH CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY VÀ CÓ BÁO CÁO RÕ RÀNG
Đây là việc làm vô cùng quan trọng vì nó sẽ giúp bạn thấy được tiến độ công việc đã đi tiến đâu và có thể đánh giá sơ bộ được sự thành công của chương trình sự kiện. Đồng thời, khi biết được tình trạng của sự kiện thì bạn sẽ dự trù được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và có đủ thời điểm để giải quyết hay tìm một phương án khác thay thế. Báo cáo công việc hàng ngày với sự kiểm soát từ phía người quản lý còn cho thấy được trách nhiệm của bạn đối với công việc được giao và mức độ đạt chỉ tiêu cho từng hạng mục trong sự kiện.
Để không mắc phải những sai lầm từ khâu chuẩn bị cơ bản nhất đến khi triển khai tổ chức sự kiện, bạn cần phải luôn tập cho mình đức tính cẩn thận và chu đáo trong mọi việc. Với những gì mà chúng tôi vừa đề cập, hi vọng sẽ giúp bạn có được một sự kiện suôn sẻ và diễn ra đúng như kế hoạch ban đầu.
Thanh Lộc – Đất Việt Tour
