Tổ chức sự kiện không phải là một chuyện đơn giản bởi nó cần có sự hợp sức và hoàn thành tốt trách nhiệm của mỗi một cá nhân trong từng khâu riêng lẻ.
Vì thế bất cứ một sự kiện dù lớn hay nhỏ đều phải tuân theo một quy trình cơ bản để có thể nắm bắt được đầy đủ thông tin và kiểm soát tốt tiến độ thực hiện. Hôm nay, Đất Việt Tour sẽ giúp bạn hình dung được một quy trình tổ chức sự kiện bài bản và chuyên nghiệp là như thế nào?
Tham khảo công ty du lịch uy tín, chất lượng tại đây
GIAI ĐOẠN 1: GẶP TRỰC TIẾP KHÁCH HÀNG ĐỂ LẤY THÔNG TIN VÀ YÊU CẦU
Khi đã xác định được khách hàng thật sự có nhu cầu thực hiện một chương trình event, cá nhân hay đơn vị tổ chức sự kiện cần điều động account hay nhân viên tư vấn đến gặp trực tiếp khách hàng để trao đổi, hỗ trợ tư vấn thêm và nhận brief yêu cầu của sự kiện. Sau đó, tổng hợp lại tất cả những yêu cầu này và gửi đến cho khách hàng xác nhận xem đã đầy đủ và chính xác chưa hay có cần bổ sung thêm vấn đề gì nữa không.
GIAI ĐOẠN 2: TỔ CHỨC BRAINSTORM VÀ HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG, CONCEPTS
Dựa trên những yêu cầu của khách hàng, cần triển khai ngay một cuộc họp để tất cả các bộ phận nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu, đồng thời đóng góp ý kiến xây dựng lên những ý tưởng mới mẻ nhưng vẫn bảo đảm tính khả thi cao. Đặc biệt bộ phận thiết kế và sáng tạo phải phân tích thật kỹ để phác thảo ra concept chủ đạo cho cả một chương trình sự kiện, bao gồm cả phần thông điệp truyền thông và những mẫu xây dựng thử nghiệm ban đầu.
GIAI ĐOẠN 3: LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRÌNH BÀY VỚI KHÁCH HÀNG
Với những ý tưởng sau cuộc họp, nhà quản trị event cần phải lập ra một bảng kế hoạch thật cụ thể và chi tiết sao cho khách hàng có thể nhìn thấy được tính khả thi cao và mức độ thành công của chương trình đúng với kỳ vọng đặt ra của họ. Sau đó, trình bản kế hoạch này lên Ban giám đốc để được phê duyệt và điều chỉnh nếu có. Để giúp khách hàng có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết về thời gian, chi phí và cách thức thực hiện các hạng mục như thế nào, bạn cần phải trình bày những nội dung sau:
+ Thuyết trình về ý tưởng và thông điệp truyền thông của sự kiện
+ Phân tích được ưu và nhược của địa điểm tổ chức được lựa chọn
+ Nội dung chương trình bao gồm các hoạt động gì, thời điểm thực hiện ra sao, có gì đặc biệt không?
+ Lập bảng báo giá tạm thời cho các hạng mục, dịch vụ và nhân sự thực hiện.
Sau khi đã thống nhất với khách hàng về những điều khoản có trong bảng kế hoạch thì cần thực hiện ký hợp đồng để bước đầu triển khai kế hoạch thực hiện.
GIAI ĐOẠN 4: TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đơn vị tổ chức event cần được lập ra một bảng phân công chi tiết công việc và giao trách nhiệm cho từng bộ phận, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như bảng kế hoạch đã đưa ra và hợp đồng đã ký với đối tác. Các công việc này bao gồm:
+ Mỗi bộ phận có trách nhiệm hoàn thành những công việc gì?
+ Sắp xếp nhân sự tham gia tổ chức sự kiện
+ Lập giá thành dự kiến cho từng hạng mục
+ Liên hệ với các nhà cung cấp để thuê mướn địa điểm và trang thiết bị.
GIAI ĐOẠN 5: TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ ĐẢM BẢO ĐÚNG KẾ HOẠCH
Trước thời điểm diễn ra sự kiện, bạn cần check lại một đợt nữa để chắc chắn là mọi thứ đã sẵn sàng khi sự kiện chính thức diễn ra. Hãy nhớ không bỏ qua bất kỳ yếu tố nào dù là nhỏ nhất nhé vì như thế sẽ giúp bạn hạn chế được rủi ro có thể xảy ra và có biện pháp giải quyết kịp thời. Từ hệ thống âm thanh, ánh sáng, đội ngũ PGs, lễ tân, trang phục, vệ sinh xung quanh nơi tổ chức sự kiện, an ninh khu vực,… tất cả đều phải được kiểm tra thật kỹ. Đồng thời, bạn cũng nên chạy thử và duyệt chương trình để mọi người quen hơn với tiến độ thực hiện.
Khi sự kiện đang diễn ra cần thường xuyên theo dõi, quản lý công việc của mọi người và giải quyết các tình huống bất ngờ và các chi phí phát sinh thêm để tránh ảnh hưởng đến sự kiện, làm chậm tiến độ triển khai các hoạt động có tính chất liên đới.
GIAI ĐOẠN 6: KẾT THÚC VÀ TỔNG KẾT DỰ ÁN
Khi sự kiện đã kết thúc thành công tốt đẹp, bạn cần phải tổng hợp kết quả của cả một giai đoạn tổ chức để làm cơ sở và dữ liệu nhằm đánh giá mức độ thành công và hoàn thành so với những yêu cầu ban đầu của khách hàng. Sau đó, thực hiện kết toán mọi chi phí, xuất báo cáo, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng cho khách hàng.
Đặc biệt, sau khi kết thúc một chương trình sự kiện thì bạn rất cần phải tổ chức họp tất cả ekip tham gia dự án tổ chức event đó, rút ra được những kinh nghiệm, nhìn thấy mặt tích cực và những điều còn thiếu sót trong suốt quá trình tổ chức để tự cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện.
Với những gì mà chúng tôi vừa chia sẻ, hi vọng sẽ giúp ích cho rất nhiều cho những cá nhân hay doanh nghiệp đang muốn tổ chức một sự kiện có được hướng đi đúng đắn và chuẩn xác nhất. Xin chúc các bạn thật thành công với những dự án sự kiện của mình nhé!
Thanh Lộc – Đất Việt Tour
